Privacy statement

Uw gegevens in vertrouwde handen

Wilt u een woning huren? Dan zijn uw gegevens nodig. Uw gegevens worden of verwerkt ten behoeve van de (te sluiten) huurovereenkomst, of omdat u daar (uitdrukkelijk) toestemming voor gegeven heeft, of er een wettelijke grondslag voor is of omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben. Zonder uw persoonsgegevens kan geen huurovereenkomst met u afgesloten worden. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat we met uw persoonsgegevens doen en wat uw rechten zijn. Zodat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn.

Welke gegevens gebruiken wij?

Wanneer u geïnteresseerd bent in een woning, is het noodzakelijk om uw volledige naam, adres, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer te verzamelen. Wanneer u een woning wilt huren, hebben wij bijvoorbeeld gegevens als loonstroken, bankafschriften, een werkgeversverklaring, een kopie van uw paspoort (zonder BSN) en gegevens van uw medehuurders nodig. Uw betalingsgegevens zijn noodzakelijk voor het automatisch afschrijven van de huur.

Wij gebruiken ook cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. U leest wat cookies zijn en hoe wij met cookies omgaan in ons cookiestatement.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Bent u een huurder?
Wij gebruiken uw gegevens bijvoorbeeld om:

• een huurovereenkomst met u af te (laten) sluiten;
• te voldoen aan de zorgplicht: bent u een geschikte huurder voor het vastgoed?
• de huurovereenkomst uit te voeren;
• betalingen te doen en vorderingen te innen, waaronder het in handen stellen van derden daarvan;
• de behoeften en voorkeuren van (potentiële) huurders in kaart te brengen;
• onderhoud te (laten) plannen of uit te (laten) voeren;
• bezichtigingen en overnames te (laten) doen of regelen;
• geschillen, vragen, of onderzoeken, waaronder juridische procedures te behandelen;
• activiteiten van intern beheer uit te voeren;
• wettelijke bepalingen uit te voeren of toe te passen,;
• om online persoonlijk onderzoek te verrichten;
• (gegevens uit) huurderscontracten te registreren;
• huurderstevredenheidsonderzoeken uit te voeren.

Bent u een zakelijke relatie, bijv. een makelaar, taxateur of incassobureau?
Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om met u te kunnen samenwerken en contact met u op te kunnen nemen.

Welke contactmomenten leggen wij vast?

Wij leggen vast wat wij met u afspreken en gebruiken onze contactmomenten om onze communicatie te verbeteren. Dit zijn contactmomenten die we vastleggen:

• brieven en e-mails die wij sturen en van u ontvangen;
• telefoongesprekken en chats;
• wat u op onze website doet en bekijkt;
• ons contact via social media, zoals Facebook, Instagram en Twitter.

Met wie delen wij uw gegevens?

Soms geven wij uw gegevens door en soms controleren wij uw gegevens bij andere bedrijven. Wij verkopen uw gegevens niet. Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

• de opdrachtgevers, als eigenaar van het vastgoed;
• loodgieters, reparateurs, aannemers, en onderhoudsbedrijven om werkzaamheden in uw huis uit te kunnen voeren;
• de bank, ten behoeve van betalingsdoeleinden;
• taxateurs, makelaars en juridische dienstverleners;
• incassobureaus en deurwaarders, ten behoeve van betalingsdoeleinden;
• advocaten en gerechtelijke instanties in het kader van een betalingsachterstand of geschil;
• opsporingsinstanties, belastinginstanties (binnen- en buitenland), (financieel) toezichthouders;
• outsouringspartijen met betrekking tot kantoorautomatisering;
• bedrijven ten behoeve van benchmarking;
• dienstverleners zoals accountants en auditors;
• onze leveranciers en zakelijke relaties;
• kandidaat-huurders, om bezichtigingsafspraken te maken;
• potentiële kopers, om complexen te kunnen verkopen;

Binnen de Europese Economische Ruimte (EER) gelden dezelfde privacyregels. Bij de EER horen alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Als het nodig is gegevens door te geven naar landen buiten de EER, doen wij dat zeer zorgvuldig en nemen wij passende waarborgen.

Hoe zorgen wij dat uw gegevens veilig zijn bij ons?

Onze website en IT-systemen zijn goed beveiligd. Wij nemen steeds technische en organisatorische maatregelen om misbruik van uw gegevens te voorkomen. Ook onze medewerkers hebben duidelijke instructies gekregen over hoe zij om moeten gaan met uw gegevens. Daarnaast maken wij duidelijke afspraken met bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzing gegevens verwerken en gebruiken.

Wij zijn extra voorzichtig met gevoelige gegevens

Onder gevoelige gegevens verstaan wij o.a.:

• Burgerservicenummer (BSN),
• financiële- en bankgegevens
• identiteitsnummers.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens zolang wij die nodig hebben of zolang verplicht is voor de wet. Daarna verwijderen wij uw gegevens of wij maken uw gegevens anoniem.

Als wij uw gegevens anoniem maken, dan verwijderen wij alle gegevens die naar u verwijzen. De gegevens kunnen niet meer aan u gekoppeld worden. De anonieme gegevens helpen ons een beter beeld te krijgen van onze risico’s, producten en diensten.

Uw rechten

Uw rechten zijn ook in de wet geregeld. U mag:

• uw gegevens bij ons opvragen;
• uw gegevens laten veranderen als uw gegevens niet kloppen;
• uw gegevens laten verwijderen
  • Het komt vaak voor dat wij uw gegevens niet kunnen verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij uw gegevens nog nodig hebben, of om ons aan een wet te houden.
• bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw gegevens
  • Als u bijvoorbeeld geen e-mails met aanbiedingen meer van ons wilt ontvangen. In onze e-mails staat een link waarmee u zich kunt afmelden. U mag ook bellen. In andere gevallen geeft u duidelijk aan waarom u bezwaar maakt.
• uw toestemming intrekken;
  • Gaf u ons toestemming om uw gegevens te gebruiken? Dan mag u uw toestemming later weer intrekken. Wij gebruiken uw gegevens vanaf dat moment niet meer.
• uw gegevens overdragen;
  • U kunt vragen om uw gegevens over te dragen aan een andere partij of aan uzelf.
• het gebruik van uw gegevens tijdelijk stoppen.
  • Bijvoorbeeld als u vindt dat wij het recht niet hebben om uw gegevens te gebruiken.
• een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Laat ons weten als u gebruik wilt maken van uw rechten

Stuur ons een brief of e-mail en stuur een kopie van uw paspoort of ID-kaart mee. Wilt u uw Burgerservicenummer (BSN) en pasfoto alstublieft onleesbaar maken? Wij reageren binnen een maand na ontvangst van uw brief.

De Raad Vastgoed
T.a.v. directiesecretariaat
avg@deraad.nl
Sandtlaan 36
2223 GG KATWIJK

Hebt u een vraag, tip of klacht?

Stuur een e-mail naar avg@deraad.nl. U kunt ook een brief sturen naar: 

De Raad Vastgoed
T.a.v. directiesecretariaat
Sandtlaan 36
2223 GG KATWIJK

Komen wij er samen niet uit?

U mag uw klacht ook altijd voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen dit privacy statement veranderen

Dat mag bijvoorbeeld als er iets verandert in de wetten of regels of als wij nieuwe producten of diensten ontwikkelen.

Laatst aangepast: 8 januari 2019